Assistant de service des constructions et réhabilitations F/H

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de l’Environnement, des Déplacements et de l’Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en œuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d’infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l’environnement, l’agriculture, l’aménagement du territoire.

Vos missions

Activités principales :

-Accueil téléphonique et physique

-Réceptionner, traiter et diffuser les informations (courriers, mails, appels, etc.) : appréhender le caractère d’urgence des informations

-Assurer le traitement des courriers et documents entrants et sortants

-Rédiger des courriers, notes et comptes rendus

-Mettre en forme des supports de présentation (powerpoint)

-Assurer le suivi des parapheurs

-Préparer les réunions de service

-Gérer l’agenda du chef de service et des chargés d'opérations

-Concevoir et gérer des tableaux de bord et de suivi des activités du service

-Coordonner et apporter un soutien logistique au service (accueil des nouveaux arrivants, stagiaires et apprentis, anticiper et réaliser les commandes de fournitures pour le service, assistance au suivi des congés et à la gestion du logiciel de gestion du temps de travail)

-Classer les chronos courriers numérisés des opérations dans l’arborescence des opérations et classer cette arborescence

-Assister le chef de service, l'adjoint et les chargés d’opérations pour des tâches spécifiques aux opérations (prise de contacts téléphoniques, création et mise à jour des annuaires opérations, organisations de visites de site, préparation ou contrôle des dossiers de conception ou permis de construire, etc.)

Activités secondaires :

-Assurer l’intérim d’un/e autre assistant/e ou lui apporter un renfort ponctuel

-Participer aux réunions des assistantes de la direction

-Assurer l’interface avec la DSIN : gestion de la bureautique, téléphonie, incidents, demandes pythéas…

-Etre référent/e de communication interne du service

-Gérer le courrier arrivée de la direction

-Trier, classer et archiver des documents et les dossiers d'opérations

Votre profil

Savoirs :

-Connaissances des techniques de secrétariat (prise de notes, etc .)

-Connaissances des techniques de classement et d’archivage

-Procédures administratives

Savoir-faire :

-Maîtrise des logiciels bureautiques (aisance avec l’outil Excel et power point)

-Capacités d’analyse et de synthèse

-Capacités à effectuer un reporting régulier au chef de service

-Qualités rédactionnelles

-Gérer l'agenda du cadre

-Organiser et planifier des réunions

-Réaliser et mettre en forme des documents

-Gérer le courrier du service

-Mettre en place des outils de suivi des projets et activités du service

-Apporter le premier niveau de réponse aux interlocuteurs internes et externes

Savoir relationnel :

-Autonomie

-Confidentialité

-Force de proposition

-Esprit d'équipe

-Réactivité

-Sens de l'organisation / Rigueur

Nos avantages

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Gare à proximité
• Prestations sociales et COS

Nos engagements

• Offres de formations innovantes
• Parcours managérial
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration
• Le poste est situé à Melun
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.