Assistant de direction F/H

Qui sommes-nous ?

La Direction générale adjointe de l'Environnement, des Déplacements et de l'Aménagement du Territoire (DGAA) porte l'ensemble des missions du Département concourant à l'aménagement de son territoire.

A ce titre, elle pilote un pourcentage du budget d'investissement de la collectivité. Elle est composée de 5 directions : DT, DEEA, DR, DADT, DABC.

Le Département de Seine et Marne mène une politique volontariste en matière de mobilités, en lien avec l'autorité organisatrice de transports Ile-de-France Mobilités.

Ainsi, la Direction des Transports, forte d'une quarantaine d'agents, met en œuvre les décisions des élus relatives au transport du quotidien pour tous les publics : transport scolaire, transport scolaire des élèves et étudiants handicapés, transport des personnes à mobilité réduite, aides sur les titres de transport. Elle met également son ingénierie au service des collectivités en matière de développement des lignes de bus et des services de transport à la demande. Enfin, elle participe au suivi des grands projets de mobilités tels que le Grand Paris Express, les réseaux ferrés, les pôles d'échanges intermodaux et les bus en site propre.

Vos missions

En qualité d’assistant de Direction, vous assistez le Directeur ainsi que la Direction dans son organisation administrative. Vous assurez l'interface avec les Directions de la DGAA, et les Directions supports de la collectivité.

Vous organisez de manière permanente la vie professionnelle du Directeur (agendas, courrier...)
Vous effectuez des relectures et des mises en forme de l’ensemble des documents administratifs (notes, lettres, rapports….)
Vous assurez le suivi des parapheurs (signature, visas des documents)
Vous participez aux comités de Direction
Vous rédigez des comptes rendus de réunion
Vous gérez l'accueil téléphonique et physique
Vous réalisez le suivi des rapports présentés en CP/Séance (suivi des validations, des modifications, transmission) et suivi des listes prévisionnelles
Vous assurez le suivi et la transmission des demandes Elus, Cabinet, DGS, DGAA dans les délais imposés
Vous orientez les demandes urgentes en cas d’absence de la hiérarchie
Vous assurez l’interface avec les différents partenaires (Elus, Cabinet, autres directions, transporteurs…)
Vous assurez la transmission des informations internes aux Chefs de service et /ou à l’ensemble de la Direction / Relance, alerte des services de la Direction
Vous organisez et planifiez les réunions de Direction
Vous gérez, planifiez et suivez l’astreinte transports scolaires
Vous organisez et suivez la campagne EAE des agents de la direction
Vous centralisez les congés
Vous accueillez et formez les nouveaux arrivants sur les logiciels métiers de secrétariat
(Elise, Actes77…)

Vous assurez la vérification, correction, diffusion du courrier dans l’application Elise
Vous assurez le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant Etre le référent/e
communication de la Direction
Vous êtes garant des articles publiés en interne

Autres missions :
Vous coordonnez la procédure « Manifestations et gestion de la logistique » en lien avec le Cabinet, la Direction de la Communication et les partenaires extérieurs
Vous apportez un soutien au SAF pour les demandes de renfort du personnel et de création de postes,
Vous gérez les véhicules de service
Vous assurez la coordination des besoins matériels des agents
Vous gérez les commandes de fournitures de la Direction et les travaux d’impression en lien avec l’imprimerie départementale
Vous êtes le référent en terme de logiciels EUDONET, ELISE, Outlook
Vous suivez les abonnements et classer la documentation technique de la DT
Vous assurez l’intérim des autres assistantes de la Direction en cas d’absence

Votre profil

Vous disposez d’un niveau bac à bac +2 en gestion des administrations ou assistant manager, vous justifiez d'une expérience préalable réussie sur un poste similaire, dans un environnement exigeant et idéalement dans une collectivité territoriale.

Rigoureux et organisé, vous êtes doté d'un excellent relationnel et vous avez un bon esprit de synthèse.

Reconnu pour votre polyvalence et votre capacité d'adaptation, vous faites preuve d'autonomie, de réactivité et d'une grande discrétion.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet...) et disposez d'un excellent niveau d'orthographe

Nos avantages

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Gare à proximité
• Prestations sociales et COS

Nos engagements

• Offres de formations innovantes
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration
• Le poste est situé à Melun
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.