Assistant chef de service administratif et financier F/H

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de l’Environnement, des Déplacements et de l’Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en œuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d’infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l’environnement, l’agriculture, l’aménagement du territoire.

Vos missions

L’assistant administratif du chef de service assure le suivi et l’assistance administrative et logistique du service.

Activités principales :

-Accueil téléphonique et physique

-Réceptionner, traiter et diffuser les informations (courriers, mails, appels, etc.) : appréhender le caractère d’urgence des informations

-Assurer le traitement des courriers et documents entrants et sortants

-Rédiger des courriers, notes et comptes rendus en autonomie pour les juristes et les comptables

-Mettre en forme des supports de présentation (powerpoint)

-Assurer le suivi des parapheurs

-Préparer les réunions de service

-Gérer l’agenda du chef de service et des chefs de bureaux

-Concevoir et gérer des tableaux de bord et de suivi des activités du service

-Coordonner et apporter un soutien logistique au service (accueil des nouveaux arrivants, stagiaires et apprentis, anticiper et réaliser les commandes de fournitures pour le service, assistance au suivi des congés et à la gestion du logiciel de gestion du temps de travail)

-Gérer les dossiers DABC à l’ordre du jour de la Commission d’Appel d’Offres

-Rédiger les rapports à la Commission Permanente et aux séances du Conseil Départemental en autonomie

-Assurer le suivi administratif de certains projets transversaux (dossiers DAP, GED, etc.)

-Assister les juristes sur les dossiers simples

Activités secondaires :

-Assurer l’intérim d’un(e) autre assistant(e) ou lui apporter un renfort ponctuel

-Réaliser l'intérim de la secrétaire en charge de l'accueil de la DABC ou lui apporter un renfort ponctuel

-Participer aux réunions des assistantes de la direction

-Assurer, pour le service, l’interface avec la DSIN : gestion de la bureautique, téléphonie, incidents, demandes pythéas…

-Etre référent/e de communication interne du service

-Gérer le courrier arrivée de la direction, en roulement avec les autres assistantes

-Trier, classer et archiver des documents

Votre profil

-Vous détenez une première expérience réussie sur des fonctions similaires avec une connaissance des institutions, des collectivités territoriales et de leur environnement.

-Vous maîtrisez l’outil informatique et des logiciels de bureautique,

-Vous savez faire preuve d'autonomie et d'initiative, en organisant votre travail en fonction du flux d'activité et des délais à respecter.

-Vous êtes de nature polyvalent, et vous aimez le travailler en équipe, dynamique, rigoureuse et impliquée

-Vous êtes reconnu pour vos capacités à travailler en transversalité et vos qualités relationnelles,

-Vous avez un esprit de synthèse et savez rendre compte.

Nos avantages

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Gare à proximité
• Prestations sociales et COS

Nos engagements

• Offres de formations innovantes
• Parcours managérial
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration
• Le poste est situé à Melun
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.