Assistant F/H

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de l’Environnement, des Déplacements et de l’Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en œuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d’infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l’environnement, l’agriculture, l’aménagement du territoire.

Vos missions

Assurer les fonctions de secrétariat et d’accueil téléphonique et physique du service administratif et financier

Activités principales :

-Accueil téléphonique

-Accueil et orientation des visiteurs (autres directions, autres services, prestataires)

-Soutien du gestionnaire Marchés Publics dans le traitement de la sous-traitance (saisies des courriers dans Elise, dépôt dans i-parapheur et maximilien)

-Réception, traitement et diffusion d’informations (courriers, mails, appels, etc.)

-Assurer la saisie et le traitement de courriers dans Elise, rapports, autres, pour les juristes et les comptables

-gestion de courriers et distribution des courriers de la boîte mails générique « Marchés Publics »

-gestion et distribution des courriers du SAF arrivés dans Elise et papier (Unité Marchés Publics + Comptabilité)

-trier/photocopier/scanner/assembler des documents,

-Dépôt des courriers et documents à signer dans i-Parapheur et sur la plateforme maximilien

-Saisie et mise en forme des courriers, notes et comptes rendus (gérer les parapheurs, envoyer des documents et effectuer leurs suivis)

Activités secondaires :

-Constitution des "Book" dématérialisés de candidatures présentés au jury dans le cadre des concours de maîtrise d'œuvre et des MGP

-Tri, classement et archivage de documents

-Gestion des appareils photographiques, des ordinateurs portables, des webcam de la Direction

-Gestion des mallettes d'astreinte (vérifications du matériel et distribution aux agents, relances…)

-Gestion du planning d'utilisation de la salle de réunion commune aux services du 45 rue du général de Gaulle à Melun

-Réception des projets de concours

-Réception et distribution des consommables de la Direction et des directions présentes sur le site

-Assurer l’intérim de l’assistante de service ou lui apporter un renfort ponctuel

-Assister aux réunions des assistantes et secrétaire de la direction

-Gérer le courrier arrivé de la direction

-Suivi des véhicules de la Direction

-Suivi des fournitures et mobiliers de la direction (recensement des besoins, et formulation des commandes, répartition des livraisons)

-Gestion des demandes d’abonnements et d’ouvrages, en lien avec le service documentation

-Gestion du nettoyage des locaux, en lien avec la DMGS

Votre profil

-Vous détenez une première expérience réussie sur des fonctions similaires avec une connaissance des institutions, des collectivités territoriales et de leur environnement.

-Vous maîtrisez l’outil informatique et des logiciels de bureautique,

-Vous savez faire preuve d'autonomie et d'initiative, en organisant votre travail en fonction du flux d'activité et des délais à respecter.

-Vous êtes de nature polyvalent, et vous aimez le travailler en équipe, dynamique, rigoureuse et impliquée

-Vous êtes reconnu pour vos capacités à travailler en transversalité et vos qualités relationnelles,

-Vous avez un esprit de synthèse et savez rendre compte.

Nos avantages

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Gare à proximité
• Prestations sociales et COS

Nos engagements

• Offres de formations innovantes
• Parcours managérial
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration
• Le poste est situé à Melun
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.