Chargé de gestion activité et projets F/H

Le chargé de gestion administrative, référent de l’activité et des projets auprès du Directeur général adjoint de la Solidarité (DGA-S) exerce la fonction de point focal des directions, services et maisons des solidarités pour le pilotage de l’activité et des projets de la DGA-S.

A ce titre, vous êtes responsable et garant en lien avec le référent administrative des territoires, ainsi que le référent administratif des instances et des ressources, de la cohérence des actions proposées au DGA-S et du management de la qualité administrative, pour les activités et projets. Vous travaillez en coordination étroite avec les deux secrétaires généraux de la DGA-S. Vous assurez une fonction de lien avec les services de la Direction générale, et du Cabinet du Président, qui sont vos interlocuteurs quotidiens.

Vos activités principales :

Fonction de point focal des directions, services et maisons des solidarités pour les projets de la DGAS :

• Référent administratif des politiques publiques (DIHCS, DPMIPS), et de suivi du GIP MDPH.
• Référent des projets de la DGAS, et à ce titre :
  • Gérer directement le portefeuille de Projets (plateforme interne à la collectivité) en lien avec les directions et les services.
  • Gérer les revues de projets (instance bimestrielle de suivi des projets DGAS) en lien avec l’ensemble des directions et services.
  • Gérer en qualité de chef de projet, en lien étroit avec le directeur de projet, les actions liées à la mise en œuvre des 12 conclusions de l’auto-évaluation, et conduire l’animation de la salle « Obeya DGAS 2.0 »

• Fonction de coordination du processus décisionnel pour la DGAS :
• Responsable de la préparation des ateliers de direction en lien avec les directions et services concernés.
• Organisation et gestion des comités de pilotage des solidarités en lien avec les directions et les services.

Fonction de suivi d’activité de la DGAS :

• Gestion et suivi des revues de gestion en lien avec l’ensemble des directions et services émetteurs.
• Collaborer de manière étroite avec le chargé de mission évaluation- qualité du SPAMS, pour l’identification des indicateurs et la valorisation dans le cadre des instances de la DGAS
• Gestion et animation de l’Espace collaboratif DGAS.
• Suivi des Comités des directions missions et participation aux réunions de référence des directions (DIHCS et DPMIPS) ainsi que du GIP MDPH
• Travail en lien étroit avec le référent administratif des territoires, le référent administratif des instances et ressources, rattaché aux deux secrétaires généraux pour assurer la continuité de service en son absence.
• Organisation de la continuité de service de manière cohérente et gestion des plannings des directeurs et chefs de service rattachés

Fonction d’appui administratif à l’activité quotidienne du DGA :

• Gestion et suivi de l’agenda et de la boîte aux lettres électronique du DGA.
• Préparation et suivi des fonds de dossier pour le DGA.
• Gestion et suivi des demandes d’éléments DGS / Cabinet et notamment pour les directions suivies.
• Assistance au DGA.
• Soutien auprès des chargés de mission rattachés au DGA dans le pôle d’expertise transversale.

Fonction usuelle de secrétariat :

• Gestion des courriers Elise, suivi via E-parapheur.
• Relecture et suivi des parapheurs notamment pour les directions suivies.
• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion du courrier papier.
• Sollicitations diverses des directions missions (réponse et/ou orientation si nécessaire).