Assistant du chef de service Administration Ressources

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vos missions

Sous la hiérarchie du Chef Administration Ressources, l'assistante apporte son soutien à ce dernier, sur l'ensemble de ses missions en matière d'organisation, de suivi de dossier, de gestion, d'information, de communication, de classement et d'accueil.

A ce titre, vous êtes en charge de :

Assister au quotidien le chef de service dans l'ensemble des missions
Gérer le courrier, les plannings, les frais de déplacements, les fournitures , les badges d'accès et les imprimés.
Rédiger et mettre en forme les courriers et compte rendu de réunion
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service voire l'accueil de la MDS si besoin( renfort).
Produire et analyser des données statistiques
Assurer l'organisation et le suivi des réunions
Coordonner le secrétariat du service, accompagner les stagiaires et les agents saisonniers
Remplacer les autres secrétaires en cas d'absence
Gérer toutes les demandes d'aides financières sur les fonds départementaux
Être régisseur principal
Gérer la Commission d'aides financières à tour de rôle.
Savoir utiliser les logiciels "métiers".
Représenter le chef de service dans certaines réunions ( informatives).
Venir en appui logistique aux agents de la MDS.
Préparer l'arrivée des nouveaux agents (habilitation/ matériel).
Gérer le budget et les commandes en lien avec le Csar.
Elaborer des process selon les besoins
Gérer la messagerie électronique, les courriers, les parapheurs et les documents
Diffuser des informations importantes relatives au fonctionnement de la MDS
Gérer et suivre les plans de formation

Votre profil

Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes :

Maîtrise de l'outil informatique
Connaissance des services et prestations de la MDS et des partenaires intervenant dans le champs médico-social
Accueil, information et orientation des usagers
Savoir gérer une situation d'accueil difficile
Maîtrise et présentation des écrits dans le cadre de la charte graphique
Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le
suivi
Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers
Etre rigoureux(se) et organisé(e)

Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et de transversalité avec un certain sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail d'équipe également. Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations sociales difficiles, et sans porter de jugements de valeur. Enfin, vous savez vous adapter en toute circonstances et êtes discret(e) sur les informations recueillies.

Conditions d'éligibilité

Emploi permanent.

Nos avantages

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS

Nos engagements

• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.