Assistant de Chef de service Administration Ressources

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vos missions

Assistante du chef du service administration et ressources, vous l'assistez au quotidien dans l'ensemble des missions.

A ce titre, vous avez en charge :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
Etre régisseur (gérer les budgets, les demandes d'aides financières, commission du Fonds d'Aide aux Jeunes (FAJ), commandes..)
Préparer les postes pour les nouveaux arrivants (informatiques et autres)
Gestion du courrier, des plannings, des frais de déplacements, des fournitures et imprimés
Rédaction et mise en forme des courriers
Produire et analyser des données statistiques
Organisation et suivi des réunions SAR
Coordonner le secrétariat du service, accompagner les stagiaires et les agents saisonniers
Apporter un renfort ponctuel auprès d’un autre secrétariat
Assurer l’accueil de la MDS à tour de rôle
Participer au plateau technique administratif
Gestion des commandes : relations avec les fournisseurs, rédaction des bons de commandes, les réceptionner et les distribuer, gérer le SAV
Participation aux réunions de coordination des secrétaires de la MDS

Vous avez également en charge :

Apporter un soutien aux autres secrétariats en cas de nécessité afin d’assurer une continuité de service
Assurer la mise en œuvre de nouveaux dossiers avant orientation définitive
Soutien administratif aux demandes logistiques (petites travaux, équipements, parc automobile, accueil des entreprises, gestion des salles de réunions etc.)
Participation aux groupes de réflexion dans le cardre de l'accueil transversal
Rôle de correspondant COS
Suivi du dossier départs en formation en l'absence du chef de service
Mise à jour de la documentation

Votre profil

Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes :

Accueil, information et orientation des usagers
Savoir gérer une situation d'accueil difficile
Maîtrise et présentation des écrits dans le cadre de la charte graphique
Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le
suivi
Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers
Etre rigoureux(se) et organisé(e)

Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et de transversalité avec un certain sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail d'équipe également. Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations sociales difficiles, et sans porter de jugements de valeur. Enfin, vous savez vous adapter en toute circonstances et êtes discret(e) sur les informations recueillies.

Conditions d'éligibilité

Expérience dans le secrétariat

Diplôme requis: Bac à Bac+2

Nos avantages

• Titres restaurant
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS

Nos engagements

• Le poste est situé à Provins
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.