Assistant gestionnaire MDS Provins F/H

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vos missions

Sous la hiérarchie du Chef de Service Administration et Ressources, l'assistant gestionnaire de dossier assure la coordination des activités administratives du service auquel il est rattaché fonctionnellement (SAR, ASE, SSD, SAPHA, SPMI2S). Il apporte un appui opérationnel au service et prend en charge le traitement de dossiers spécifiques.

Activités principales :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du service,

Assurer la Coordination des Systèmes d'Information,
Soutenir les autres secrétariats pour assurer la continuité de service,
Organiser les plannings et les agendas (congés, plateau technique, télétravail, formation,...),
Organiser administrativement l'accueil des nouveaux arrivants, stagiaires, apprentis, saisonniers,
Traiter et suivre les messageries génériques et les courriers,
Planifier et préparer les instances et rencontres partenariales du service,
Etre garant du suivi des échéances des politiques publiques,
Etre en charge de dossier spécifique en lien avec les missions du service,
Etre régisseur suppléant de la régie d'avance pour assurer la continuité de cette activité.

Activités secondaires :

Assurer des remplacements à l'accueil général,
Contribuer à l'élaboration des différents documents et bilans,
assurer le remplacement du Référent administratif Protection de l'Enfance,
Apporter un appui administratif régulier ou ponctuel auprès des TMS.

Votre profil

Savoir (connaissances nécessaires pour agir)

- Connaître l'ensemble des prestations et services de la MDS, ainsi que les ressources du territoire

- Maîtrise des outils informatiques

Savoir faire

- Accueillir, informer et orienter les usagers.

- Maîtriser et présenter les écrits en respectant les règles administratives (orthographe et grammaire)

- Maîtriser l’outil informatique

- Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le suivi

- Savoir gérer une situation d'accueil difficile

- Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers

Savoir relationnel

- Etre disponible (souplesse des horaires)

- Faire preuve de discrétion

- Avoir le sens du service public, être accueillant, savoir écouter

- avoir le sens du travail en équipe.

- S'avoir s'adapter à toutes les circonstances.

Conditions d'éligibilité

Poste à temps plein

Expérience en secrétariat

Les + qui font la différence

• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS

Nos atouts pour réussir ensemble

• Offres de formations innovantes
• Le poste est situé à Provins
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.