Chef de service évènementiel F/H

Chef de service évènementiel F/H

Gestion et coordination logistique de l’évènementiel départemental

Vous souhaitez piloter des évènements institutionnels variés, coordonner des équipes et contribuer au rayonnement de l’action publique départementale ?
Le Département recrute un Chef de service évènementiel pour organiser, coordonner et sécuriser la mise en œuvre logistique des manifestations portées par l’ensemble des services départementaux, en lien étroit avec les directions, le Cabinet et la Direction de la communication.

🎯 Vos missions principales

Rattaché à la Directrice des moyens généraux et de la sécurité hiérarchie compétente, vous assurez la gestion globale de la logistique évènementielle du Département, depuis la préparation des manifestations jusqu’au bilan post-évènement.

À ce titre, vous serez chargé de :

. Coordonner la préparation des évènements en participant aux réunions préparatoires avec les partenaires internes et externes concernés.

. Réaliser les visites préalables des salles, sites et équipements afin d’anticiper les besoins techniques, matériels, logistiques et de sécurité.

. Définir et mettre en œuvre les plans d’actions logistiques nécessaires au bon déroulement des manifestations.

. Organiser, suivre et contrôler le dispositif logistique évènementiel avant, pendant et après les évènements.

. Piloter les relations avec les prestataires extérieurs : traiteurs, tentistes, loueurs, fournisseurs de matériels, intervenants techniques, etc.

. Établir les bons de commande nécessaires à l’organisation des évènements : restauration, structures, locations diverses, petits matériels et prestations associées.

. Assurer le contrôle du service fait et veiller à la qualité des prestations réalisées.

. Élaborer les budgets prévisionnels de réception en lien avec les directions concernées.

. Suivre l’exécution financière des évènements et alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité.

. Participer à la préparation et à la rédaction des conventions entre le Département et les organismes associés, notamment dans le cadre de locations de salles ou de partenariats.

. Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés liés à l’activité évènementielle.

. Mettre en place des indicateurs d’activité permettant d’évaluer, d’optimiser et de sécuriser l’organisation du service.

👥 Management et organisation du service

En tant que Chef de service, vous animez et accompagnez l’équipe évènementielle, composée de 5 régisseurs évènementiels, au quotidien.

. Vos responsabilités incluent notamment :

. L’organisation du travail des agents affectés à l’activité évènementielle.

. La répartition, le suivi et la priorisation des tâches.

. L’animation de l’équipe, la motivation des collaborateurs et l’accompagnement dans la montée en compétence.

. L’organisation des missions non évènementielles, en lien avec les responsables des sujets logistiques mobiliers de la direction.

. La gestion des EPI et vêtements de travail du service évènementiel.

. La participation aux bilans, débriefings et démarches d’amélioration continue.