Assistant de direction - Direction de la PMI-PS F/H

Vos missions

Sous la hiérarchie du Directeur de la Protection maternelle et Infantile et de la promotion de la santé (DPMIPS), vous êtes le collaborateur dédié à l'efficacité du Directeur, du Directeur adjoint, et du Médecin départemental de PMI et du directeur médical. Vous apportez une aide permanente au cadre en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous avez un rôle de facilitateur et de personne ressource en anticipant les réunions et les saisines du directeur, du directeur adjoint et Médecin départemental de PMI et du directeur médical.

A ce titre, vous avez en charge de :

Assurer l’accueil téléphonique et physique
Gérer et organiser le travail quotidien, la prévision des congés et les absences pour assurer la continuité du service
Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, les réunions et instances
Préparer les réunions (logistique et administratif), et être garant du calendrier de préparation
Participer aux réunions, prendre des notes
Traiter et suivre le courrier ELISE, suivre les parapheurs
Rédiger des notes, des courriers et des comptes rendus
Soutenir et aider dans la conception de documents écrits, conception des écrits et des supports de présentation et de communication de la direction
Mettre en forme des documents (Word, Excel, Power point etc.…)
Suivre les projets de délibération de la direction en s'assurant du respect du rétroplanning, en centralisant les informations à son niveau, en veillant à une relecture des projets de délibération (orthographe, grammaire etc.)
Organiser et structurer le classement des documents et dossiers de la direction sur support informatique, et s'inscrire dans une démarche de dématérialisation au sein de la Direction
S'assurer de la bonne tenue et de l'actualisation des différents tableaux de bords et de suivi de la Direction
Assurer l'interface entre la direction concernée et ses principaux interlocuteurs
Tenir et mettre à jour la documentation de la Direction (suivi articles de presse, photocopies...)

Vous avez également pour missions :

Suivi des fournitures
Gestion de l’espace collaboratif
Référent administratif pour certains dossiers transversaux : communication, archivage, ELISE, RADD,...
Organisation de l’accueil des nouveaux arrivants
Appui à la préparation logistique de journées professionnelles et d’information
Suivi d’évènement et manifestation
Suivi de tableaux de bord de la direction
Gestion de dossiers spécifiques à la demande du Directeur ou du directeur adjoint

Votre profil

Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes :

Connaissance des institutions, des collectivités territoriales et leur environnement
Connaissance des enjeux et les acteurs de la santé
Connaissance des partenaires internes et externes de son domaine d’intervention
Maitrise des techniques de secrétariat
Mise en œuvre d'une gestion efficace du temps et des priorités
Accueil physique et téléphonique
Maitrise des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
Gestion des agendas
Organisation et planification des réunions
Savoir rédiger et posséder une excellente qualité rédactionnelle
Gestion du courrier
Avoir un esprit de synthèse
Mise en place des outils de suivi de projets et activités
Apporter le 1er niveau de réponse aux interlocuteurs
Gestion des événements de la vie de la direction
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Elise, I-dossier, Acte...)
Travailler dans un contexte d’urgence

Vous avez le sens des responsabilités et de l'initiative, et savez vous adapter aux différentes situations rencontrées. Organisé, rigoureux et précis, vous êtes en mesure de planifier et de gérer efficacement votre charge de travail. Vous faites preuve d'écoute, de bonnes capacités relationnelles et de communication, tout en appréciant le travail en équipe. Réactif et respectueux de l'obligation de réserve, vous exercez vos missions avec professionnalisme et discrétion.

Conditions d'éligibilité

Diplôme de niveau 5 - Bac +2 souhaité

Les + qui font la différence

• Horaires variables
• Titres restaurant (7 €/jour travaillé, participation employeur à minima 50 %)
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Participation de l’employeur à votre cotisation de mutuelle santé
• Régime de prévoyance obligatoire
• Prestations sociales et Comité d’œuvres sociales (COS77)

Nos atouts pour réussir ensemble

• Offres de formations
• Parcours managérial
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration selon les postes
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.